Suomalaisen Työn Liiton toteuttaman Kansallinen Kokousbarometri 2015 -selvityksen jopa 40 prosenttia kaikista kokouksista koetaan tehottomiksi ja vastaajien arvion mukaan jopa joka neljäs kokous voitaisiin hoitaa sopimalla asioista ilman kokousta. Kokoustaminen vie keskimäärin 9,5 tuntia viikossa työaikaa kyselyyn vastanneilta.
Selvitykseen vastanneista yli 500 vastaajasta noin puolet koki kokouksia olevan ajoittain tai jatkuvasti liikaa.
– Tulokset kokousten tehokkuudesta kertovat selkeää kieltä siitä, että toimiviin ja tehokkaisiin kokouskäytäntöihin tulisi panostaa enemmän suomalaisilla työpaikoilla. Kokouksista on tullut yhä useammille arkinen työnteon muoto erilaisten asiantuntijatehtävien ja työn luonteen muutoksen vuoksi, toteaa Suomalaisen Työn Liiton tutkimuspäällikkö Jokke Eljala.
Eniten kokousten tehottomuutta aiheuttavien asioiden listalle vastaajat nostivat kokousagendan ulkopuolisten asioiden läpikäymisen (64 % vastaajista), osallistujien myöhästymiseen ja heidän odottelunsa (44 %) ja varsinaiseen kokousaiheeseen pääsemisen (39 %). Peräti noin 70 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että osallistujat eivät valmistaudu kokouksiin.
Eljalan mukaan suomalaisilla työpaikoilla ei vielä kiinnitetä riittävästi huomiota kokousten onnistumiseen tehokkaan työnteon kannalta.
– Vastuu onnistuneen kokoustyöskentelyn eri osa-alueista on hajallaan organisaatioissa esimerkiksi tilahallinnossa, IT-tuessa ja henkilöstöjohdossa. Kokoukset nähdään edelleen usein ”oikeista töistä” irrallisina, eikä ajatella niiden olevan yksi keskeinen työnteon muoto, Eljala sanoo.
Tutkimukseen osallistuneissa organisaatiossa työntekijät käyttävät työajastaan keskimäärin 9,5 tuntia viikossa kokouksiin. Kokoustamisen oheistoiminnot, kuten sopivan kokousajan löytäminen, paikan varaaminen ja kokoukseen valmistautuminen, vievät lisäksi noin 6 tuntia työaikaa viikossa työntekijältä.
Laskelman perusteena käytetään työntekijää, jonka kustannus työnantajalle on 35 euroa tunnilta ja joka käyttää 15,5 tuntia viikossa kokouksiin ja niiden oheistoimintoihin. Työntekijän viikottainen kokouksiin käyttämän ajan kustannus on lähes 543 euroa, mikä tekee vuodessa lähes 25 000 euroa 46 työviikon mukaan laskettuna.
Vastaajien kokemuksen mukaan noin 40 prosenttia kokouksista on tehottomia, jolloin niiden arvioitu kustannus viikossa on noin 228 euroa. Vuositasolla tämä tarkoittaa yhden hengen osalta jopa 10 000 euron kustannuksia, joka 50 hengen keskisuuressa yrityksessä tarkoittaisi 500 000 euron vuosittaisia kustannuksia.
– Kokouskäytäntöjen tehostamisessa kannattaa keskittyä laajalti kokouskäytäntöihin, tiloihin, välineisiin ja esimiestyöhön. Hyvään kokoukseen valmistaudutaan, se vedetään läpi napakasti ja sen pohjalta jatketaan tehokkaasti eteenpäin, Eljala summaa.
Kansallinen Kokousbarometri 2015 selvitti helmi-maaliskuun 2015 aikana kokoustamisen arkea ja nykytilaa suomalaisissa organisaatioissa. Selvitykseen osallistui helmi-maaliskuun 2015 aikana yhteensä 578 vastaajaa kaikkiaan 21 organisaatiosta, toimipisteestä tai yksiköstä.
