Tärkeistä tiedostoista kannattaa ottaa aina varmuuskopiot. Mikäli tiedostot ovat tallella vain yhden laitteen muistissa, laitteen hajotessa tai kadotessa myös sinne tallennetut tiedostot katoavat.
Tiedostojen varmuuskopioinnissa kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota tiettyihin asioihin. Huolimattomuus tietojen kopioinnissa ja niiden säilyttämisessä voi pahimmillaan johtaa tärkeiden tiedostojen häviämiseen.
Kaikkein oleellisin asia tiedostojen säilyttämisessä on muistaa se, että tietoja ei pitäisi säilyttää vain yhdessä paikassa.
– Jos ehdottomasti jonkin tiedon pitää säilyä, silloin pitäisi noudattaa 3-2-1 -taktiikkaa, digitaitojen opetukseen erikoistunut Esa Riutta kertoo Verkkouutisille.
Se tarkoittaa, että on olemassa kolme varmuuskopiota tietokoneen lisäksi kahdella eri välineellä ja vähintään yhtä niistä pidettäisiin fyysisesti eri paikassa.
– Se on normaalille käyttäjälle ehkä hieman liiallista, Riutta pohtii.
Tiedon säilymisen kannalta sillä on erittäin suuri merkitys, mille tallennusvälineelle tiedon tallentaa. Erot korostuvat etenkin pitkäaikaisessa säilytyksessä.
Muistitikut eivät sovi tiedon pitkäaikaiseen säilytykseen
Riutalla on suora vastaus siihenkin, millaiselle välineelle tietoja ei ainakaan kannata tallentaa – mikäli tavoitteena on niiden pitkäaikainen säilyminen.
– Esimerkiksi muistitikut kannattaa suoraan unohtaa.
Riutan mukaan muistitikkujen ongelmana on niiden käyttämä flash-muisti. Silloin tieto tallennetaan sähkövarauksella pieniin kennoihin. Tämä varaus häviää, jos laitetta ei kytketä säännöllisesti virtaan.
– Jos olet tallentanut tietoja muistitikulle ja sitten kun kiinnität sen kiinni tietokoneeseen, tiedot ovat voineet hävitä jopa vuodenkin sisällä. Joskus lyhyemmässäkin ajassa. Muistitikku ei sovi varmuuskopiointiin tämän takia.
Tyypillisesti tiedon häviäminen näyttäytyy niin, että tikulle tallennettu data alkaa hävitä vaiheittain. Jos tikulle on tallennettu esimerkiksi kuvatiedostoja, ne voivat alkaa hiljalleen rappeutua niin, että osa kuvasta ei ole enää nähtävissä. Osa kuvasta voi näkyä esimerkiksi vain harmaana värinä.
Joskus tiedostot voivat kadota kokonaan näkyvistä. Tapauksesta riippuen näkyvistä kadonnut data voi olla vielä palautettavissa erillisellä ohjelmalla. Mikäli omille tallennuksille alkaa käydä näin, tiedot kannattaa siirtää nopeasti pois tikulta. Jos data on kokonaan kadonnut, sitä ei enää saada palautettua.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tiedot eivät voisi säilyä muistitikulla. Joissakin tapauksissa USB-muistitikulle tallennetut tiedot ovat voineet säilyä käyttökelpoisina jopa 20 vuoden ajan. Se ei silti poista sitä tosiasiaa, että muistitikun tekniikkaa ei ole tarkoitettu pitkäaikaiseen tietojen säilytykseen ja etteivätkö tiedot voisi yllättäen hävitä.
Mekaaninen kovalevy säilöö tiedon SSD:tä paremmin
Toinen huono tallennusväline ovat viime vuosina yleistyneet ulkoiset SSD-kovalevyt. Pohjimmiltaan niissä on Riutan mukaan sama ongelma.
– Ne menettävät samalla tavalla tietoa. Jos kovalevyjä käytetään varmuuskopiointiin, niin perinteiset mekaaniset levyt kestävät pidempään. Niissä tieto on kirjoitettu sillä tavalla, mikä ei välttämättä vaadi aktiivista virtakäyttöä.
Perinteinen mekaaninen kovalevy onkin suositeltava väline tietojen pitkäaikaiseen varmuuskopiointiin. Riutta kuitenkin suosittelee kiinnittämään kovalevyn laitteeseen säännöllisesti ja varmistamaan sen toimivuuden. Näin pystyy varmistumaan siitäkin, että varmuuskopiointiin tarkoitettu väline toimii ja sen tiedot ovat tallessa.
– Mekaanisen kovalevyn etu on sekin, että siltä on mahdollista pelastaa tietoja, vaikka levy hajoaisikin. Sen sijaan SSD-levyltä tai muistitikulta tietojen pelastaminen on huomattavasti vaikeampaa.
Tiiviisti sanottuna kaikki flash-muistia käyttävät tallennusvälineet ovat huonoja varmuuskopiointiin. Näihin lukeutuvat USB-muistitikkujen ja ulkoisten SSD-kovalevyjen lisäksi esimerkiksi kameroiden muistikortit.
Optiset levyt sopivat pitkäaikaiseen säilytykseen
Riutta mainitsee yhdeksi hyväksi tallennusvälineeksi myös optiset levyt. Niitä ovat esimerkiksi tallentamiseen tarkoitetut CD-R-, DVD-R- ja Blu-ray-R-levyt. Niihinkin liittyy silti omat ongelmansa.
– Kaikki edellä mainitut käyttävät orgaanista väriainetta, joka haalistuu, jos siihen pääsee lämpöä tai kosteutta.
Tieto ei ole ikuista optisillakaan levyillä. Yleisen käsityksen mukaan esimerkiksi CD-levylle tallennettu tieto poistuu levyltä 10–20 vuodessa tai jopa nopeammin. Tässä on Riutan mukaan kuitenkin vaihtelua eri valmistajien keskuudessa.
– Aikanaan olen nähnyt myynnissä tallentamiseen tarkoitettuja CD-levyjä, joissa tiedon luvattiin kestävän sadan vuoden ajan. Todennäköisesti se lupaus ei silti pidä paikkaansa.
Kaupasta ostettu CD on eri asia kuin kotona tallennettu levy
Optisiin levyihin liittyy myös eräs harhakäsitys, jonka Riutta nostaa erikseen esiin.
– Törmään usein kommentteihin, joissa kerrotaan, kuinka ihmisillä on kaupasta ostettuja CD-levyjä 30 vuoden takaa ja ne toimivat edelleen. Ne eivät ole kotona tallennettuja vaan valmistettu aivan eri tavalla.
Asialla on erittäin suuri merkitys tiedon säilyvyyden kannalta. Tässä yhteydessä kaupasta ostetuilla levyillä tarkoitetaan musiikki-CD:itä, pelejä ja muita tallenteita, joille ei voi itse tallentaa dataa.
– Kaupasta ostetut levyt ovat masteroituja tehtaalla ja niissä tallenne on paljon pysyvämpää tekniikkaa kuin kotitallenteiset CD-levyt, joilla tieto on tallennettuna huomattavasti köykäisemmällä tekniikalla.
Sama koskee DVD- ja Blu-ray -levyjä. Esimerkiksi kaupasta ostetut elokuvatallenteet on painettu levyille kestävämmällä tekniikalla kuin kotona itse kopioidut levyt.
Hyvä tapa tietojen varmuuskopioimiseen olisi mekaanisen kovalevyn lisäksi tallentaa tiedot perinteiselle optiselle levylle. Koska tieto ei säily niillä ikuisesti, Riutta suosittelee uusimaan arkistokäyttöön tarkoitettuja levyjä säännöllisesti.
Pilvitallennus on hyvä vaihtoehto – kunhan se ei ole ainoa
Fyysisten tallennusmedioiden lisäksi varmuuskopiot voi tallentaa pilvipalveluun. Sen etuna on, että tiedot säilyvät niin kauan kuin pilvipalvelu on olemassa. Lisäksi tiedot ovat saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta.
Pilvi ei kuitenkaan saisi olla tietojen ainoa tallennuspaikka. Muuten eteen voi tulla tilanne, jossa tiedot häviävät pysyvästi pilvipalvelun lopettaessa toimintansa tai salasanan unohtuessa, jolloin käyttäjä ei enää pääse käsiksi tietoihin.
– Pilvi voisi kuitenkin olla toinen paikka, mihin tiedot laittaa talteen, Riutta vinkkaa.
Etenkään isoimpien pilvipalveluiden kohdalla ei kuitenkaan ole kovin todennäköistä, että ne yllättäen lakkaisivat toimimasta tai katoaisivat. Mikäli palvelua ollaan ajamassa alas, yleensä siitä ilmoitetaan käyttäjille hyvissä ajoin etukäteen. Silloin käyttäjä osaa varautua pilvipalvelun lakkauttamiseen ja voi ottaa tiedot talteen omalle tallennusvälineelle.
Pilvipalveluiden kohdalla huolenaiheeksi voi nousta tietoturva. Pilveen tallennetut tiedostot ovat verkossa ja siten alttiita verkkohyökkäyksille. Tietomurron sattuessa on mahdollista, että pilveen tallennetut kuvat ja videot voisivat päätyä ulkopuolisten nähtäville.
Riutan mukaan pilvitallennuksen riskejä usein liioitellaan. Hänen mukaansa todellisuudessa riskit ovat suuremmat paikallisessa tallennuksessa kuin pilveen tallennettaessa.
– Jos tallennan tiedostoni kovalevylle ja laitan sen kaappiin, se on altis sille, että kodissani käy varkaita tai taloni palaa. Tiedot ovat alttiita myös sille, että kovalevy vikaantuu fyysisesti säilytyksessä ollessa. Jos laitan tiedot pilveen, mitään näistä ei voi tapahtua.
Hänen mukaansa mahdollisen tietomurron riski etenkin suuremmissa palveluissa on olematon, jos käyttäjä itse huolehtii tilinsä riittävästä suojaamisesta eli asettaa käyttäjätililleen riittävän vahvan salasanan ja ottaa mielellään käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen.
Joissain tapauksissa tilin vahva suojaus voi nousta haasteeksi tietojen saatavuudelle. Jos käyttäjä unohtaa itse asettamansa vahvan salasanan eikä pysty tunnistautumaan palveluun, tietoihin pääsy vaikeutuu huomattavasti.
Verkkouutiset on kertonut pilvipalveluiden riskeistä aiemmin tässä jutussa.
Älä säilytä varmuuskopioita miten tahansa
Silläkin on merkitystä, miten varmuuskopioita säilyttää. Kovalevyt ja optiset levyt tulisi säilyttää vakaassa, viileässä ja kuivassa ympäristössä.
– Mielellään myös pimeässä, Riutta sanoo.
Ihanteellinen lämpötila olisi viileä, mutta ei kylmä. Tällä Riutta viittaa huoneenlämpötilaa hieman alempaan lämpötilaan. Kosteutta pitäisi olla vähän siksi, että kovalevyt ja optiset levyt kärsivät kosteudesta. Sama pätee auringonvaloon.
Lisäksi tärinä, pöly ja voimakkaat magneettikentät voivat vaurioittaa tallennusvälineitä. Siksi varmuuskopioiden sijoittelussa kannattaa olla tarkkana.
– En lähtisi laittamaan kovalevyjä esimerkiksi kaappiin mikroaaltouunin yläpuolelle tai paikkaan, mistä lähtee voimakkaita sähkökenttiä. Ne voivat vaurioittaa kovalevyjä.
Optiset levyt kannattaa säilyttää pystyasennossa. Vaaka-asennossa säilytettäessä riskinä on, että levyjen paino alkaa litistää alempana olevia levyjä. Seurauksena syntyy painetta, mikä voi vahingoittaa levyä ja sen sisältämiä tietoja.
– Varastoinnin ei kuitenkaan pitäisi olla sellaista, että niihin ei pääse käsiksi. Kovalevyt kannattaa kytkeä virtaan säännöllisesti. SSD pitäisi kytkeä virtaan vähintään kerran vuodessa ja mekaaniset kovalevyt vähintään muutaman vuoden välein.
Riutta varoittaa myös muista paikoista, joihin varmuuskopioita ei kannata viedä säilytykseen. Niitä ovat esimerkiksi sijainti lämpöpatterin vieressä, ullakolla tai autossa.
– Kellari ja ulkovarasto ovat myös huonoja paikkoja. Niitä pitäisi välttää.
Mikään ei ole ikuista
Tietojen säilytyksen kohdalla kannattaa muistaa yksi asia. Mikään tallennusväline ei pysty säilyttämään tietoa ikuisesti. Siksi varmuuskopioita kannattaa vuosien mittaan uusia mahdollisuuksien mukaan.
Esimerkiksi Riutta itse ottaa tärkeistä tiedostoistaan uusia varmuuskopioita säännöllisesti. Apuna hän käyttää pilvipalvelua.
– Otan pilvipalvelusta ison määrän dataa ja tallennan sen uudelle medialle. Vanhoista laitteista en ota tietoja uusia tallennuksia varten.
Siihen ei ole yleispätevää ohjetta, kuinka usein kovalevyt pitäisi uusia. Niiden käyttöikään vaikuttaa oleellisesti se, kuinka ahkerassa käytössä levyt ovat.
– Jos kovalevy on aktiivikäytössä, se rasittuu enemmän ja todennäköisemmin hajoaa aikaisemmin. Silloin pitkäaikainen kesto ei välttämättä ole niin hyvä.
Tämä ei silti tarkoita sitä, etteikö kovalevyjä pitäisi käyttää ollenkaan. Paras tapa tietojen säilyvyyden kannalta on varmistaa parin vuoden välein, toimivatko kovalevyt edelleen ja ovatko sinne tallennetut tiedot tallessa.
Tiedostomuodolla on väliä
Silläkin on merkitystä, missä tiedostomuodossa tiedostot tallennetaan. Riutan mukaan tämä on asia, joka helposti varmuuskopioiden kohdalla unohtuu. Hänellä on antaa asiasta konkreettinen esimerkki.
– Käytin 1990-luvulla Amigasta [vanha tietokone] tuttua ohjelmaa Final Writer. Sen ohjelman formaatteja ei lue tänä päivänä mikään. Jouduin asentamaan erillisen emulaattorin, jotta pääsin käsiksi silloin tallennettuihin tiedostoihin ja muuntamaan ne nykyohjelmilla luettaviksi, Riutta kertoo.
Tämä kannattaa muistaa, jos aikoo tallentaa tiedostoja pitkäaikaista säilytystä varten. Vaikka tiedostot olisivat nyt helposti avattavissa eri ohjelmilla, tilanne voi olla täysin eri 20 tai 30 vuoden päästä.
Riski on pienempi yleisemmillä formaateilla, kuten JPG-, PNG- tai GIF-kuvilla. Sen sijaan eksoottisempien kuvaformaattien, kuten JPEG 2000- tai JPEG XL-formaattien kanssa voi Riutan mukaan tulla tulevaisuudessa haasteita. Videoissa suositeltava tallennusformaatti on esimerkiksi MP4, joka todennäköisesti on avattavissa vuosikymmenienkin päästä.
Tekstitiedostoissa suositeltavimpia formaatteja ovat Riutan mukaan raakatekstitiedostot eli TXT-tiedostot. Ne todennäköisesti ovat helposti avattavissa vielä vuosikymmenienkin päästä.
– Ne olisi hyvä koodata myös UTF-8-muodossa, Riutta vinkkaa.
Vaikka tiedostot olisivat tallessa ja ne olisivat avattavissa, niiden muotoilu voi muuttua. Tähän jokainen tietokoneen käyttäjä on törmännyt avatessaan esimerkiksi Word-tekstitiedostoja toisella tekstinkäsittelyohjelmalla.
Sama pätee PDF-tiedostoihin. Niiden muotoilu voi ajan myötä muuttua eri sovellusversioissa tapahtuneiden muutosten takia.
– Jos muotoilun haluaa säilyvän täysin samanlaisena, tiedostot kannattaa tallentaa arkistointiin sopivassa PDF/A-muodossa.
Laskentataulukot eli esimerkiksi Excel-tiedostot kannattaa Riutan mukaan tallentaa CSV-muodossa. Tämä johtuu siitä, että CSV on raakadatamuotoa oleva tiedosto, eikä se ole riippuvainen Excelin omista muotoilusta. Jos tallennat taulukot Excelin omassa tiedostomuodossa, niissä olevat muotoilut eivät välttämättä säily tulevaisuudessa samoina.
Pahin virhe on laiminlyödä varmuuskopiointi kokonaan
Pahin virhe, jonka tiedostojen säilytyksen kanssa voi tehdä, on kuitenkin se, ettei niistä ole olemassa minkäänlaista varmuuskopiota.
– Flash-muistille varmuuskopiointi on parempi kuin ei mitään varmuuskopiota. Kun tietokone hajoaa, silloin kaikkea tietoa ei välttämättä menetä.
Varmuuskopioinnin puutteesta on lukuisia konkreettisia esimerkkejä. Kun digikamerat yleistyivät 2000-luvulla, suomalaiset innostuivat ottamaan niillä suuren määrän kuvia. Digikuvia ei yleensä tulostettu paperille, vaan kuvia säilytettiin kameroiden muistikorteilla ja tietokoneiden kovalevyillä. Erillisiä varmuuskopioita oli olemassa vain harvalla.
– Melkoinen osa tämän aikakauden kuvista on kadonnut. Siltä aikakaudelta on todella paljon materiaalia, joka on hävinnyt.
Nykyaikana tilanne on hieman parempi älypuhelinten yleistymisen myötä. Tämä johtuu siitä, että monet laitteet varmuuskopioivat oletusarvoisesti kuvat ja videot automaattisesti pilveen.
Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö tärkeiden tietojen varmuuskopioinnista kannattaisi edelleen huolehtia. Pilvipalveluiden tallennustila ei riitä loputtomasti. Tilan täyttyessä sinne ei tallennu enää uusia kuvia ja videoita. Jos näitä tiedostoja ei ole tallessa missään muualla, laitteen katoaminen tai hajoaminen johtaa myös tietojen menetykseen.
Tietojen menetys johtuu usein inhimillisistä syistä
Yleisin syy tietojen menettämiseen liittyykin inhimillisiin tekijöihin.
– Tilastollisesti datan menettäminen johtuu usein vahingossa poistamisesta, ylikirjoittamisesta, tietojen tallentamisesta väärään paikkaan, pilvipalvelun salasanan unohtamisesta tai siitä, että fyysinen tallennusmedia hajoaa.
Edellä mainituilta tilanteilta voi yrittää suojautua huolehtimalla säännöllisestä tietojen varmuuskopioinnista. Riutta suosittelee säännöllisesti myös tarkistamaan varmuuskopiointiin käytettyjen laitteiden kunnon.
– Kannattaa katsoa, pystynkö avaamaan varmuuskopion ja voinko saada sieltä dataa ulos tai voiko sinne kopioida uusia tiedostoja.
Jos tätä ei koskaan tee, seuraukset voivat olla arvaamattomia. Tositilanteessa eteen voi havahtua siihen, että tiedostoista ei ollutkaan mitään varmuuskopioita, koska tiedostoja sisältänyt kovalevy olikin mennyt rikki. Asia ei tullut aiemmin ilmi, sillä kovalevyn kuntoa ei testattu koskaan.
Yksi riski liittyy myös tiedostojen salaukseen. Ulkoisen kovalevyn tietoturvaa voi parantaa salaamalla levyn sisällön. Salausavain kannattaa kuitenkin pitää varmassa tallessa.
– Jos käytetään salausavaimia, niiden menettäminen tuhoaa datan käytännössä yhtä tehokkaasti kuin itse levyn hajoaminen.
LUE MYÖS:
Tallennatko tietosi pilveen? Voi kostautua yllättävällä tavalla
Älä tee tätä virhettä lomakuviesi kanssa
