Suomessa järjestetään kesän aikana satoja yleisötilaisuuksia, ja poliisi kehottaa tapahtumajärjestäjiä hoitamaan lupa- ja ilmoitusasiat ajoissa. Aikainen yhteydenotto helpottaa tapahtuman järjestämistä turvallisesti ja määräysten mukaisesti.
Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuudesta on ilmoitettava poliisille viimeistään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa. Poliisi korostaa kuitenkin, että käytännössä järjestäjän kannattaa olla yhteydessä viranomaisiin huomattavasti aiemmin, jopa kuukausia etukäteen, sillä muilla viranomaisilla määräajat voivat olla pidempiä.
Paikallinen poliisi arvioi tapauskohtaisesti, käsitelläänkö asia ilmoituksena ja tarvitaanko päätös. Päätökseen voidaan kirjata sitovia turvallisuusohjeita, jotka koskevat esimerkiksi järjestyksenvalvontaa, tapahtuman päättymisaikaa, anniskelua, ensihoitovalmiutta, liikennejärjestelyjä tai sivullisille aiheutuvan haitan minimointia.
Poliisi muistuttaa, että ilmoitusvelvollisuuden tarkka raja vaihtelee paikallisten olosuhteiden mukaan. Siksi järjestäjän on syytä varmistaa tilanne etukäteen tapahtumapaikan poliisilta.
– Mitä suurempi tapahtuma, sitä aikaisemmin yhteyttä kannattaa poliisiin ottaa. Näin voidaan välttää viimehetken muutokset järjestelyissä viranomaisvaatimusten vuoksi, eikä loppuhetkien hankalia yllätyksiä tule, toteaa Poliisihallituksen lupahallintopäällikkö Hanna Piipponen tiedotteessa.
Ilmoitus on pääsääntöisesti tehtävä kirjallisesti. Ohjeet ja paikallispoliisin yhteystiedot löytyvät poliisin verkkosivuilta.
Poliisin mukaan ilmoitus on syytä tehdä ainakin suurista, useiden satojen osallistujien tapahtumista sekä yleisillä paikoilla järjestettävistä tilaisuuksista, erityisryhmille suunnatuista tapahtumista ja myöhäisiltaan tai yöhön jatkuvista tilaisuuksista. Ilmoitus tarvitaan myös, jos tapahtumassa on anniskelua, järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta, tai jos se vaatii pelastussuunnittelua.
Järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta ja järjestyksestä. Poliisi valvoo tapahtumia paikan päällä ja voi puuttua puutteisiin välittömästi. Äärimmäisenä keinona poliisi voi keskeyttää tilaisuuden.
– Jotta näiltä tilanteilta vältytään, kannattaa keskustelu viranomaisten kanssa aloittaa ajoissa, Piipponen toteaa.