Ulkopuolinen selvitys paljastaa kiinnostavia yksityiskohtia Helsingin kaupungin palkkakaaoksen taustalta. Riskit tiedostettiin, mutta niihin ei kyetty varautumaan. Verkkouutiset kertoi aiemmin tänään, että konsulttiyhtiö listasi neljä pääsyytä järjestelmäuudistuksen epäonnistumiselle.
Helsingin kaupunki päätyi kuntien ja hyvinvointialueiden omistaman Sarastian järjestelmään, kun se oli ensin yrittänyt viisi vuotta uudistaa aiempaa järjestelmää. Kun tämä osoittautui tuloksettomaksi ja Espookin oli kartoittamassa uutta palkanmaksuratkaisua, Helsinki tilasi esiselvityksen sekä aloitti keskustelut Sarastian kanssa.
Monetran, Sarastian ja CGI:n lisäksi markkinoiden muita vaihtoehtoja ei aikataulupaineessa kartoitettu. Uusi järjestelmä piti saada käyttöön ennen kuin vanhan tuki loppuu.
Riskejä oli tiedossa, mutta lisäselvityksetkään eivät välttämättä olisi vaikuttaneet päätökseen, kertoo tuore raportti. Päätös tehtiin vuonna 2020, jolloin Helsingin kansliapäällikkö siunasi Sarastian valinnan.
Riskejä tunnistettiin projektissa lisää syksyllä 2021, hyvissä ajoin ennen käyttöönottoa. Esille nousivat tuolloin kaikki lopputulokseen oleellisesti vaikuttaneet asiat, kuten muun muassa resurssoinnin riittämättömyys, roolien ja vastuun epäselvyys, Sarastian suorituskyvyn kapasiteetti sekä manuaalisen työn määrä, kun lähes 40 000 kaupungin työntekijää siirretään uuden järjestelmän piiriin.
Riskeihin yritettiin vaikuttaa ohjausmallia muuttamalla, mutta muutoksenhallinnan parantamisen sijaan projektista tuli aiempaa it-vetoisempi ja teknisempi, ja it:llä oli budjetin hallinnan kautta myös viimeinen sana. Tarpeellisia lisäpanostuksia ei tehty.
Lopulta oltiin tilanteessa, että keväällä 2022 järjestelmä ei ollut valmis, mutta käyttöönoton lykkääminenkään ei tullut kyseeseen. Käyttöönottoa ei haluttu siirtää edes kuukaudella toukokuun alkuun, koska se olisi johtanut palkkahallinnon kesälomien siirtämiseen.
Monimutkainen järjestelmä otettiin käyttöön keskeneräisenä ja siten, että tekeviä käsipareja oli, mutta ei tarpeeksi työtä ohjaavaa ja suunnittelevaa henkilöstöä. Ennen käyttöönottoa arvioitiin, että kaikkiaan 40 000 palkasta 6-12 prosenttia olisi virheellisiä, mikä osoittautui oikeansuuntaiseksi. Palkka-ajoa ryhdyttiin kuitenkin tekemään luottaen siihen, että 150 palkkasihteeriä ehtii korjata virheet neljän päivän aikana ennen palkanmaksua.
Kaupungin talouspalvelun liikelaitos Talpan henkilöstöä ei oltu valmisteltu muutokseen likimainkaan riittävästi. Koulutusta oli tarjottu lähinnä siihen tilanteeseen, että kaikki toimii suunnitellusti. Samaan aikaan käyttöönoton kanssa uusia määräaikaisia yritettiin vielä perehdyttää järjestelmän toimintaan.
Sarastian suorituskyky oli äärirajoilla, ja lisäksi siinä oli prosesseja, jotka eivät sovellu suureen kaupunkiin: esimerkiksi uutta toimea ei voinut perustaa ilman erillistä pyyntöä Sarastialle. Syvällisemmät järjestelmämuutokset eivät onnistuneet Sarastialta lainkaan, vaan ne piti teettää alihankkija Accountorilla.
Virheellisiä palkkoja päätyi maksuun tuhansia, mistä syntyi valtava työjono. Osa työntekijöistä jäi kokonaan ilman palkkaansa. Asiakaspalvelu tukkeutui.
Tilanne eskaloitui kaoottiseksi ja lisäksi uusia virheitä syntyi jatkuvasti, esimerkiksi toukokuun 2022 aikana yli 8000 kappaletta. Talpasta puuttui johtamiskykyä sekä avainhenkilöitä, ja kaupungin henkilöstöhallinto päätti ottaa tilanteen haltuun kesäkuussa 2022.
Korjaavat toimenpiteet etenivät vielä kesällä takkuisesti. Myös Sarastian puolella oli henkilöstön vaihtuvuutta ja hitautta reagoinnissa.
Vasta syksyllä ongelmia lähdettiin systemaattisesti ja tavoitteellisesti ratkomaan.
Tulevaisuudessa opiksi aiotaan ottaa muun muassa siten, että kaupungin sisäistä johtamismallia ja toimintatapoja selkeytetään. Kaupungin liikelaitoksia koskevan omistajastrategian laadinta aloitetaan pormestari Juhana Vartiaisen (kok.) mukaan välittömästi. Lisäksi nykyinen henkilöstöjohtaja siirtyy tekemään selvitystä kaupungin johtamisjärjestelmän toimivuudesta.
