Viime aikoina paljon parjatut etäkokoukset ovatkin mainettaan parempia. Todellisuudessa ne voivat olla jopa tuottavampia ja tehokkaampia kuin toimistolla kasvokkain järjestetyt kokoukset. Asia ilmenee tuoreen Tampereen yliopistolla toteutetun tutkimushankkeen tuloksista.
Tutkimuksen mukaan kokous- ja työhyvinvoinnin kannalta kokousten määrää tärkeämpää on kokousten laatu. Laadulla tarkoitetaan kokousten organisointia sekä vuorovaikutusta ennen kokouksia, niiden aikana ja jälkeen.
– Tulos viittaa siihen, että on keskeisempää keskittyä kokousten hyvään organisointiin ja toimivan kokousvuorovaikutuksen tukemiseen kuin pyrkiä säätelemään kokousmäärää – vaikka sekin voi olla tarpeen hyvin kokousintensiivisessä työssä, professori Anne Mäkikangas sanoo tiedotteessa.
Tutkimushankkeen johtajana toiminut Mäkikangas pitää hankkeen tuloksia merkittävinä.
– Hankkeemme on ensimmäinen laaja-alainen tutkimus Suomessa, joka kartoittaa kokousten vaikutuksia työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Samalla se murtaa myyttejä kokouksiin liittyvässä julkisessa keskustelussa ja antaa selkeitä eväitä työelämän kehittämiseen, hän sanoo.
Tiedot perustuvat laajaan suomalaisia työntekijöitä koskevaan monimenetelmälliseen tutkimushankkeeseen Palaverismista tuottaviin kokouksiin, joka toteutettiin Tampereen yliopiston Työelämän tutkimuskeskuksessa.
Kokouksilla on erilaisia vahvuuksia
Aiempi tutkimus on nostanut esiin etäkokouksiin liittyvää väsymystä ja työhyvinvointiongelmia, mutta tältä osin tutkimuksen tulokset yllättivät.
Vertailtaessa etäkokouksia lähikokouksiin tutkimus osoitti, että etäkokoukset koettiin ajankäytön kannalta tehokkaammiksi. Lähikokouksissa sen sijaan harhailtiin helpommin asiasta. Vuorovaikutusta koskevat tulokset olivat osin ristiriitaisia. Kyselytutkimukset osoittivat, etä- ja hybridikokousten vuorovaikutuksen koettiin toimivan hyvin, kun taas laadulliset havainnot korostivat lähikokousten vuorovaikutuksen vahvuuksia.
Kokousmuodoissa on omat vahvuutensa ja se kannattaa ottaa huomioon niiden hyödyntämisessä.
– Kokousmuoto kannattaakin valita tilanteen mukaan: ideointi ja innovointi kukoistavat lähitapaamisissa, kun taas lyhyet päätös- ja tiedotuskokoukset sujuvat tehokkaimmin etä- tai hybridimuodossa, Mäkikangas painottaa.
Taukojen ja palautumisen merkitys korostuu
Tutkimus korostaa taukojen ja palautumisen merkitystä. Pidemmät tauot ja mahdollisuus irrottautua edellisestä kokouksesta ennen seuraavaan kokoukseen tai muihin työtehtäviin siirtymistä osoittautuivat tutkimuksessa avaintekijöiksi tukemaan työssä jaksamista.
Kokouksiin oltiin tyytyväisempiä ja ne koettiin vähemmän kuormittaviksi silloin, kun kokousten väliset tauot olivat pidempiä. Lisäksi havaittiin, että kokouksia häiritsevää toimintaa ja ”multitaskausta” esiintyi sitä vähemmän, mitä pidempiä tauot olivat.
Mäkikankaan mukaan hankkeen tulokset antavat selviä suosituksia työpaikoille.
– Tauotukseen ja palautumiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota kaikissa kokousmuodoissa, mutta erityisesti etäkokouksissa, joissa multitaskaamista ja palautumisen haasteita koettiin eniten.
Kokouksia tulee kehittää
Tutkimus osoitti heikkouksia kokousten kehittämisessä. Asia ilmeni sekä kyselytutkimuksesta että esihenkilöiden ja johtajien haastatteluaineistosta. Tyypillistä oli, ettei kokouksia ollut edes tunnistettu työelämän kehittämisen kohteeksi.
– Nykypäivän monipaikkaisessa asiantuntijatyössä kokoukset voivat olla ainoa paikka, jossa kohdataan joko fyysisesti tai etänä. Siksi on kestämätöntä, jos yhteisöllisyyden heikentyessä ja työyksinäisyyden lisääntyessä kokouksien potentiaalia työhön sitoutumiselle ja työmotivaatiolle tunnisteta ja hyödynnetä, Mäkikangas painottaa.
Tutkimuksen tulokset pohjautuvat kahteen kyselyaineistoon (poikkileikkauskyselyn vastaajat 1 910 ja työviikon aikaisen päivittäisen kyselyn vastaajat 107) sekä esihenkilöiden ja johtajien haastatteluaineistoon (29 vastaajaa).
LUE MYÖS:
Näkökulma: Etätyöstä tehtiin syntipukki, toimistopakko ei ratkaise ongelmia
