Apulaisoikeuskansleri Mikko Puumalaisen mukaan sisäministeriössä on menetelty säännösten ja määräysten vastaisesti suojaustasoon II luokiteltujen asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnissa. Lisäksi osa kyseiseen suojaustasoon kuuluvista asiakirjoista näyttää jääneen pysyvästi kadoksiin.
Asia tuli ilmi apulaisoikeuskanslerin pyydettyä sisäministeriöstä salaisten tiedonhankintakeinojen ja niiden suojaamisen käytöstä ja valvonnasta annetut sisäministeriön kertomukset vuosilta 2012 ja 2017 liitteineen.
Sisäministeriö ilmoitti, että vuoden 2012 kertomuksen suojaustasoon II luokiteltua liiteaineistoa ei löytynyt ministeriön salaisesta arkistosta tai muualtakaan ministeriöstä.
Apulaisoikeuskansleri pitää erityisen huolestuttavana sitä, että kadoksiin jääneet asiakirjat oli luokiteltu suojaustasoon II.
Puumalaisen mukaan kyseistä suojaustasoa käytetään säännösten mukaan silloin, jos asiakirjaan sisältyvän salassa pidettävän tiedon oikeudeton paljastuminen tai oikeudeton käyttö voi aiheuttaa merkittävää vahinkoa salassapitosäännöksessä tarkoitetulle yleiselle edulle.
Apulaisoikeuskansleri korostaa kuitenkin, ettei tapauksessa ollut aihetta epäillä, että asiakirjoihin sisältyneitä tietoja olisi katoamisen myötä oikeudettomasti paljastettu tai käytetty. Toisaalta tällaista mahdollisuutta ei voinut myöskään sulkea pois.
Sisäministeriön antamassa selvityksessä on todettu, että aineisto on mahdollisesti saapunut suoraan asiaa käsitelleelle virkamiehelle ja hän on mahdollisesti unohtanut huolehtia saapuneen aineiston rekisteröimisestä kirjaamoon.
Valtioneuvoston kanslian tiedonhallintayksikkö toteaa apulaisoikeuskanslerille antamassaan selvityksessä, että koko sisäministeriön osalta on usean vuoden ajalta tullut rekisteröidyksi vain yksittäisiä asiakirjoja salassa pidettävien asiakirjojen rekisteriin.
Apulaisoikeuskansleri pitää myönteisenä sitä, että sisäministeriössä on ryhdytty toimenpiteisiin ministeriön menettelyssä ilmenneiden puutteiden korjaamiseksi.
Puumalainen kannattaa myös Valtioneuvoston kanslian tiedonhallintayksikön ehdottaman selvitystyön tekemistä, jossa selvitettäisiin, onko kaikki sisäministeriön virkamiesten hallussa olevat suojaustasoon II luokitellut asiakirjat rekisteröity ja arkistoitu asianmukaisesti.
Apulaisoikeuskanslerin mukaan on hyvä varmistua siitä, että asiakirjojen käsittelyssä ilmenneet puutteet ovat sisäministeriössä vain yksittäisiä poikkeuksia, ja että ministeriössä menetellään muuten asianmukaisesti suojaustasoon II luokiteltujen asiakirjojen rekisteröinnissä ja arkistoinnissa.
Apulaisoikeuskansleri pyytää sisäministeriötä ilmoittamaan tammikuun 2020 loppuun mennessä mahdollisista toimenpiteistään asiassa.
