Koronapandemian aikana yleistynyt etätyö on tullut jäädäkseen. Vaikka koronan myötä tulleet rajoitukset ovat historiaa, etänä työskenteleviä työntekijöitä on ollut vaikea houkutella takaisin toimistolle.
Viime vuosina monet yritykset ovat yrittäneet houkutella työntekijöitään takaisin toimistolle. Urakka on osoittanut haasteelliseksi. Kyselyjen mukaan mahdollisuus etätyöskentelyyn koetaan niin tärkeäksi, että joka toinen työntekijä olisi valmis vaihtamaan työpaikkaa, jos etätyömahdollisuus vietäisiin.
Useiden tutkimusten perusteella etätyön on havaittu lisänneen työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitä kautta tuottavuutta. Kääntöpuolena on etääntyminen muista työntekijöistä ja sitä kautta koko työyhteisöstä.
Osa työnantajista on jopa huolissaan siitä, että asemansa vakiinnuttanut etätyö on tuhonnut työpaikkojen yhteisöllisyyden eivätkä työntekijät sitoudu työpaikkaansa enää samalla tavalla.
Työterveyslaitoksen johtavan tutkijan, työ- ja organisaatiopsykologin Virpi Ruohomäen mukaan huoli työpaikkojen yhteisöllisyydestä on aiheellinen. Asia koskettaa etenkin niitä työntekijöitä, jotka työskentelevät kokonaan etänä.
– Riski yksinäisyyteen on olemassa ja sitä kautta myös eristäytyneisyyteen. Tutkimuksissa on myös havaittu, että työntekijät eivät koe saavansa etätyössä samalla tavalla palautetta ja tukea kuin läsnätyössä, Ruohomäki kertoo Verkkouutisille.
Myös yhteisöllisyys ja tiedonkulku voivat heikentyä kokoaikaisessa etätyössä.
– Joissain tapauksissa etätyö voi jopa etäännyttää työntekijät työyhteisöstä ja muista työntekijöistä. Sitä kautta työpaikan yhteisöllisyys pääsee rapautumaan ja hyvinvointi heikkenemään.
Ruohomäki huomauttaa, että yksinäisyys on todellinen ongelma etätyöläisten keskuudessa. Tutkimuksen mukaan joka kolmas kokoaikaista etätyötä tekevistä kokee yksinäisyyttä.
– Erityisesti nuoret kokevat [yksinäisyyttä työelämässä], ja koronan aikana tämä ongelma on lisääntynyt. Tilanne ei ole vieläkään palautunut ennalleen, vaikka koronarajoitukset ovat päättyneet.
Sitä väitettä Ruohomäki ei kuitenkaan allekirjoita, että etätyö olisi tuhonnut työpaikkojen yhteisöllisyyden.
– Mutta on se sitä heikentänyt. Tämä riippuu työtehtävästä ja organisaatiosta, mutta riskit ovat olemassa.
Kasvokkaiset kohtaamiset ovat tärkeitä myös etäpalavereissa
Ruohomäen mukaan on olemassa monenlaisia keinoja, miten työpaikalla voidaan huolehtia yhteisöllisyydestä, vaikka työntekijät olisivatkin etänä. Yksi niistä on hybridityö eli malli, jossa työntekijät työskentelevät osan työajasta etänä ja osan paikan päällä toimistolla.
Toimistolla kannattaa panostaa yhdessä työskentelyyn ja kasvokkaisiin kokouksiin. Ruohomäen mukaan työpaikoilla on tilanteita, joissa kannattaa suosia kasvokkaisia kohtaamisia.
– Näitä ovat esimerkiksi palaverit, joissa ideoidaan uusia asioita tai ratkaistaan monimutkaisia asioita. Silloin on tärkeää, että työntekijät ovat yhdessä kasvokkain samaan aikaan samassa tilassa.
Perinteisten kasvokkain kohtaamisten merkitys korostuu myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Ruohomäen mukaan on tärkeää, että uusi työntekijä tutustuu esimiehiinsä ja kollegoihinsa kasvotusten heti työsuhteen alussa.
– Sitä kautta uusi työntekijä pääsee osaksi työyhteisöä, organisaatiokulttuuria ja toimintatapoja. Sen takia perehdytys on tärkeää tehdä toimistolla niin, että on mahdollisuus tavata muita työntekijöitä.
Työpaikan yhteisöllisyyttä voidaan ylläpitää myös tilanteissa, joissa kaikki tai osa työntekijöistä ovat etänä. Esimerkkinä Ruohomäki mainitsee etätyöaikana yleistyneet Teams- ja Zoom-palaverit.
– Virtuaalisissa kokouksissa olisi tärkeää, että kaikki pääsisivät osallistumaan aktiivisesti niihin eivätkä olemaan vain hiljaa etäyhteyksien päässä, sillä se ei ole työntekijöille kovin motivoivaa. Kannattaa pitää esimerkiksi pienempiä kokouksia, joissa jaetaan puheenvuoroja niin, että kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun.
Etäkokousten yhteisöllisyyttä saa tehokkaasti parannettua myös sillä, että osallistujat pitävät kokouksen aikana tietokoneensa kameraa ja mikrofonia päällä vähintään silloin, kun he ovat puheenvuorossa.
– Silloin muille osallistujille tulee nähtäville myös puhujan kasvot, ilmeet ja eleet.
Ruohomäki kannustaa hyödyntämään myös Teamsin reaktiopainikkeita, kuten hymynaamojen ja peukkujen käyttämistä. Niillä voi antaa kollegalle suoraa palautetta myös etäkokousten aikana. Silloin viestintä rikastuu ja väärinymmärrysten riski vähenee.
– Olisi tärkeää, että kokous pysyisi elävänä eikä olisi pelkkää passiivista kuuntelua.
Hybridimalli voi jakaa työyhteisön kahtia
Myös lähi- ja etätyötä yhdistelevään hybridityöhön liittyy haasteensa. Riskinä voi olla se, että työntekijät työskentelevät toimistolla ja etänä eri aikoina, jolloin kasvokkaiset kohtaamiset jäävät vähiin. Riskinä voi olla myös se, että koko työyhteisö ei ole koskaan samaan aikaan toimistolla.
Työyhteisön jakautuminen toimiston ja etäyhteyksien välille voi luoda myös ilmapiiriongelmia.
– Toimistolla työskentelevillä on yleensä mahdollisuus vapaamuotoiseen yhdessäoloon ja keskusteluun, mikä tukee ja ylläpitää yhteisöllisyyttä. Perinteiset yhteiset lounas- ja kahvitauot ovat myös tärkeitä yhteisöllisyyden ylläpitämisessä.
Vastaavasti etänä työskentelevillä voi herätä huoli omasta urakehityksestä ja siitä, tulevatko he huomatuksi tai muistetuksi työpaikoilla.
– Silloin jotkut voivat alkaa ylisuorittamaan ja työpäivät venyvät, jolloin myös kuormitus kasvaa. Etätyössä voi helposti unohtua myös taukojen pitäminen, Ruohomäki kertoo.
Hyvä keino hybridityön aiheuttamien ilmapiiriongelmien ehkäisyyn on yhteisten toimistopäivien sopiminen. Silloin työpaikalla sovitaan, että kaikki työntekijät tulevat toimistolle tiettyinä päivinä.
– Yhdessä sopiminen, avoin viestintä sekä reilu ja arvostava kohtelu rakentavat yhteisöllisyyttä, Ruohomäki lisää.
Etätyö mahdollistaa kohtaamiset sijainnista riippumatta
Joissakin tilanteissa etätyö voi myös edistää työpaikan yhteisöllisyyttä. Tällaisia ovat etenkin tilanteet, joissa osa työntekijöistä työskentelee eri toimipisteissä eri paikkakunnilla. Etänä pidettävät kokoukset mahdollistavat silloin tapaamiset sellaisten kollegoiden kesken, jotka eivät lähityössä tapaisi toisiaan.
Ruohomäen mukaan etätyöstä on hyötyä työyhteisölle myös sitä kautta, että se mahdollistaa työntekijöiden palkkaamisen maantieteellisesti eri paikoista, koska työnteko ei ole sidottu yhteen fyysiseen paikkaan.
Etätyön ansiosta voidaan palkata myös työntekijöitä, jotka eivät ole valmiita muuttamaan työn perässä toiselle paikkakunnalle.
– Organisaatio voi etätyön ansiosta säästää myös matkoihin meneviä aikoja ja matkoihin liittyviä kuluja.
Etätyön ansiosta organisaatiolle voi tulla myös tilankäyttöön liittyviä kuluja, koska yleistyneen etä- ja hybridityön ansiosta jokaiselle työntekijälle ei tarvitse varata omaa työpistettä toimistolta. Tämän myötä organisaatio voi vaihtaa toimistotilansa pienempään ja edullisempaan.
Yksilön kannalta etätyön etu on Ruohomäen mukaan sen joustavuus.
– Etänä pystyy tekemään töitä joustavasti omaan tahtiin, omaan rytmiin ja työtä on mahdollisuus sovittaa muun elämän kanssa helpommin. Sitä kautta voi tulla sitoutumisia ja motivaatiota lisää työn tekemiseen.
– Kääntöpuoli on se, että etätyössä yhteisöllisyyttä ei ole eikä välttämättä kiinnitytä organisaatioon yhtä hyvin. Samalla työntekijällä voi olla matalampi kynnys vaihtaa työpaikkaa, jos hän ei ole työhönsä tyytyväinen.
LUE MYÖS:
Etätyö on entistä tärkeämpi työpaikan valinnassa
Työntekijöillä ja yritysjohdolla sama näkemys – etätyöstä selkeää hyötyä
Moni vaihtaisi työpaikkaa, jos etätyöt kielletään