Tiesitkö, että työnantajalla voi joissain tilanteissa olla oikeus päästä käsiksi työntekijän sähköposteihin? Oikeus viestien lukemiseen on kuitenkin tarkoin rajattu.
Lähtökohtaisesti työnantaja ei saa lukea työntekijän sähköposteja tai selvittää vapaasti, keiden kanssa tämä viestittelee, STTK:n juristi Sanna Rantala huomauttaa.
– Työntekijän sähköpostiviestit ovat luottamuksellista viestintää, vaikka sähköpostiosoite ja -järjestelmä ovat työnantajan tarjoamia, Rantala kertoo Verkkouutisille.
Työnantajalla on oikeus hakea esille työntekijän henkilökohtaiseen työsähköpostiin tulleita tai siitä lähteneitä viestejä ainoastaan laissa säädettyjen edellytysten täyttyessä.
– Vielä tiukemmin säännellään siitä, missä tilanteissa työnantajalla on oikeus avata, eli lukea näitä viestejä.
Oikeus syntyy vain rajatuissa tilanteissa
Joissain tilanteissa työnantajalla voi kuitenkin olla oikeus selvittää, onko työntekijän sähköpostissa työnantajalle kuuluvia viestejä. Rantala käyttää tästä termiä viestien hakeminen.
Hakemisessa ei vielä lueta viestin sisältöä, vaan työnantaja selvittää esimerkiksi lähettäjän, vastaanottajan tai otsikon perusteella, onko työntekijälle tullut tai tämän lähettämänä lähtenyt työnantajalle kuuluvia viestejä.
Oikeus tähän syntyy vain tarkoin rajatuissa tilanteissa. Työntekijän on hoidettava tehtäviään itsenäisesti siten, ettei työnantaja saa tarvittavia tietoja muualta. Lisäksi on oltava ilmeistä, että sähköpostissa on työnantajalle kuuluvia viestejä, joita tarvitaan esimerkiksi asiakkaiden palvelemiseksi, neuvottelujen loppuun saattamiseksi tai toiminnan turvaamiseksi.
Työntekijän on myös oltava estynyt hoitamasta tehtäviään, eikä viestejä saada työnantajan käyttöön muulla tavalla. Lisäksi työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian on oltava niin kiireellinen, ettei selvittäminen kestä viivytystä.
Laissa säädetään erikseen myös tilanteesta, jossa työntekijä on kuollut tai pysyvästi estynyt hoitamasta työtehtäviään eikä hänen suostumustaan voida saada.
Viestin avaamiselle on tiukat ehdot
Viestin varsinaiselle avaamiselle on vielä tiukemmat ehdot.
– Työnantaja saa avata sähköpostiviestin edellä selostetuissa tapauksissa vain, jos on ilmeistä, että se kuuluu selvästi työnantajalle ja työnantajan on välttämätöntä saada tieto sen sisällöstä toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi, Rantala huomauttaa.
Lisäksi hänen mukaansa edellytetään, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan on yritetty tuloksetta saada yhteys viestin sisällön selvittämiseksi tai sen saamiseksi työnantajan osoittamaan toiseen sähköpostiosoitteeseen.
– Viestin saa avata vain pääkäyttäjän avulla toisen henkilön läsnä ollessa. Viestin avaamisesta on annettava kirjallinen selvitys työntekijälle. Viestin sisältöä ei saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi. Viestiä käsitelleet henkilöt eivät myöskään saa ilmaista viestin sisältöä eivätkä sen lähettäjää sivullisille työsuhteen aikana tai sen päättymisen jälkeen, Rantala luettelee.
Edes työsuhteen päättyminen ei muuta asetelmaa
Työnantajalle kuuluvien sähköpostien hakemista ja avaamista koskevat säännökset on tarkoitettu tilanteisiin, joissa työntekijä esimerkiksi sairastuu äkillisesti ja työnantajan toiminnan kannalta välttämätön viesti on hänen sähköpostissaan.
– Pelkkä loma tai sairaus ei kuitenkaan anna työnantajalle oikeutta lukea sähköposteja, vaan viestien hakeminen ja avaaminen on sallittua vain edellä kuvatuissa tarkasti määritellyissä tilanteissa, joissa viestiä ei saada millään muulla tavoin työnantajalle.
Edes työsuhteen päättyminen ei anna työnantajalle yleistä oikeutta lukea entisen työntekijän sähköposteja.
– Samat lain säännökset sähköpostiviestien hakemisesta ja avaamisesta sitovat myös työsuhteen päätyttyä, Rantala muistuttaa.
Työntekijälle on annettava kirjallinen selvitys
Vaikka laki mahdollistaa työntekijöiden viestien lukemisen poikkeustilanteissa, on huomioitava vielä yksi asia. Työntekijälle on aina kerrottava, jos hänen viestejään on luettu.
Rantalan mukaan asiasta on annettava työntekijälle kirjallinen selvitys.
– Viestien avaamisesta annettavasta selvityksessä on kerrottava, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat sekä kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto.
Viestien luvaton lukeminen voi johtaa seurauksiin
Työntekijöiden viestien oikeudeton lukeminen voi johtaa jopa rangaistukseen.
– Työelämän tietosuojalain mukaan työnantaja tai tämän edustaja on tuomittava sakkoon, jos vastoin lain säännöksiä haetaan tai avataan työntekijän sähköposteja.
Tapauksesta riippuen kysymykseen voivat hänen mukaansa lisäksi tulla rikoslain mukaiset rikokset, kuten viestintäsalaisuuden loukkaus tai tietosuojarikos.
Työelämän tietosuojalain noudattamista valvovat työsuojeluviranomaiset yhdessä tietosuojavaltuutetun kanssa. Myös viranomaiset voivat asettaa seuraamuksia työnantajalle.
Työsähköposti on vain työasioita varten
Tiiviisti sanottuna työnantaja ei voi lähtökohtaisesti lukea työntekijöiden sähköpostiviestejä. Työntekijöiden kannattaa tästä huolimatta muistaa sen, että työsähköposti on tarkoitettu ensisijaisesti työvälineeksi ja sen takia työnantajalla on oikeus määritellä, missä yhteyksissä sitä ei saa käyttää.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että työnantaja voi kieltää työsähköpostin käytön henkilökohtaiseen viestintään. Yksityiselämän asioita varten kannattaa käyttää kokonaan erillistä sähköpostia.
Rantala muistuttaa vielä yhdestä asiasta. Vaikka työntekijä käyttäisi työsähköpostia yksityiseen viestintään, tämä ei kuitenkaan anna työnantajalle oikeutta lukea niitä.
– Myös työsähköpostissa tapahtuva yksityinen viestintä kuuluu luottamuksellisen viestinnän suojan piiriin, Rantala muistuttaa.
Kaikki työhönkään liittyvät viestit eivät kuulu työnantajalle. Hänen mukaansa on huomattava, että työsähköpostissa voi olla työhön liittyviä erityisiä henkilötietoja, joita työnantaja ei saa käsitellä.
– Tällaisia voivat olla esimerkiksi viestit työterveyshuollon tai ammattiliiton edustajan kanssa.
