Euroopan johtaviin liiketapahtumien järjestäjiin lukeutuva suomalainen Management Events lopettaa perinteisten fyysisten tilaisuuksien järjestäminen ja siirtyy kokonaan virtuaali- ja hybriditapahtumiin.
Management Eventsin nousu yhdeksi alansa tiennäyttäjistä on perustunut johdon asiantuntijaseminaareihin, joiden tuloksellisuutta mitataan uusien liikekontaktien syntymisellä.
Jatkossa kaikki tapahtumat järjestetään joko kokonaan virtuaalisesti eli välitetään osanottajille verkon yli tai hybridimuodossa, jolloin tapahtumaan liitetään mahdollisuus fyysiseen yhdessäoloon pienryhmissä.
Toimintamallin muutos on seurausta Covid-19-pandemiasta. Kyse ei ole varotoimesta, vaan kriisin keskellä löydetystä tiestä kohti liiketoiminnan kasvua.
Vuodesta odotettiin yhtiön parasta – kaikki peruuntui
Yhtiön päämarkkina-alueella Euroopassa syyskuun myynti ylitti optimistisimmatkin ennusteet. Loppuvuoden virtuaalitapahtumista oli syyskuun loppuun mennessä myyty 95 prosenttia.
Puoli vuotta aiemmin näkymä oli täysin toisenlainen. Maaliskuun 11. päivä Management Eventsin Euroopan suurin tapahtuma, 14 miljoonaa Ruotsin kruunun Executive IT -tapahtuma Tukholmassa jouduttiin peruuttamaan seminaaripäivän aamuna kello 7, vain kaksi tuntia ennen ovien avaamista.
Heti tämän jälkeen peruutettiin kaikki muutkin tulevat tapahtumat. Vuosi, josta oli odotettu yhtiön kaikkien aikojen parasta, tuntui olevan ohi jo ennen kuin se oli varsinaisesti ehtinyt alkaa.
Kassaa oli suojeltava kaikin keinoin. Kaikki yrityksen kulut minimoitiin ja ensimmäistä kertaa yhtiön historiassa henkilökunta lomautettiin koko Euroopassa. Yhtiö oli jyrkänteen reunalla.
– En voinut olla varma, olisiko yrityksellä enää syksyllä rahaa palkkojen ja vuokrien maksuun. Koko firman olemassaolo ja 200 työntekijän toimeentulo olivat uhattuina. Tuntui karmealta, Management Eventsin hallituksen puheenjohtaja Olli Muurainen muistelee tiedotteessa viime kevään tuntoja.
Kassaa riitti syyskuuhun, sitten kaikki saataisi olla ohi
Vaihtoehtoja toiminnan jatkamiseksi nähtiin kaksi: joko koetettaisiin organisoida Covid-19-turvallisia fyysisiä tapahtumia tai sitten tapahtumat vietäisiin verkkoon.
– Päätimme mennä täydellä voimalla virtualisointiin. Se tuntui vaihtoehdoista haastavammalta, mutta silti varmemmalta tavalta pelastaa yhtiö. Mitään näkymää siihen, koska tilanne saattaisi normalisoitua, ei ollut, Management Eventsin toimitusjohtaja Jenni Tolonen kertoo.
Yhtiö rakensi ensimmäiset virtuaalituotteet heti toukokuussa. Kehitystyötä tekivät niin yhtiön avainhenkilöt kuin ulkopuoliset konsultitkin. Yritys kertoo saaneensa Business Finlandilta 100[nbsp]000 euroa tuotekehitystukea.
Ensimmäiset valon pilkahdukset nähtiin kesäkuun lopussa. Palaute asiakkailta uudesta virtuaalituotteesta rohkaisi. Kokonaistilanne oli silti kammottava. Ensimmäiselle puolivuotiskaudelle budjetoidusta 10 miljoonan myynnistä Euroopassa saatiin kasaan hädin tuskin kaksi miljoonaa, sekin käytännössä kesäkuun kahden viimeisen viikon aikana. Tappiot kasaantuivat. Kassaa oli jäljellä syyskuun puoliväliin. Sen jälkeen kaikki saattaisi olla ohi.
Nyt, vain muutama kuukausi myöhemmin tilanne on täysin toinen. Syyskuun virtuaalitapahtumamyynti oli ilmiömäisen hyvä, fyysisistä tapahtumista on päätetty luopua kokonaan ja yhtiö on taas kasvu-uralla.
Ratkaisevaa oli ymmärtää, mikä muuttui ja mikä ei
Yrityksen mukaan ratkaisevan tärkeää oli ymmärtää, mikä muuttuu kriisin keskellä ja mikä ei.
Käyttäytyminen muuttui, mutta tarpeet eivät. Yrityksillä on edelleen tarve kuulla muiden kokemuksia ja asiantuntijoiden näkemyksiä, kouluttaa henkilökuntaansa, saada vertaistukea ja löytää uusia asiakkaita.
Verrattuna aikaisempaan Management Eventsin asiakkaat kokevat säästävänsä aikaa, voimia ja rahaa, kun tilaisuuksiin ei tarvitse matkustaa. Tilaisuuksissa ei ole häiriötekijöitä, ne ovat pandemian näkökulmasta turvallisia sekä lisäksi tietoturvallisempia kuin fyysiset tapahtumat.
– Luulen, että me, asiakkaamme ja maailma olemme vasta heräämässä siihen valtavaan tehokkuusloikkaan, jonka todellisuus on ottanut pandemian aikana, Muurainen arvioi.
