Yritysten ja yhteisöjen käyttämät isot monitoimikoneet voivat tallentaa tietoja kiintolevylle. Esimerkiksi tulosteet ja skannaukset voivat olla löydettävissä koneilta. Vaikkapa passin valokopio, henkilökohtainen valokuva tai potilastiedot saattavat siis jäädä kiintolevylle.
Kuinka paljon ja mitä tietoa kopiokoneisiin jää riippuu koneen mallista, valmistajasta ja iästä. Viestintäviraston tietoturva-asiantuntija Aleksi Tarhosen mukaan harvoissa kuluttajille tarkoitetuissa kopiokoneissa on kuitenkaan kiintolevyä, joka tallentaisi tietoja.
Kun kopiokoneita uusitaan, täytyisi kiintolevyt puhdistaa tai käyttäjän olisi hyvä säilyttää kiintolevyt itsellään. Jos kiintolevyn tyhjentää yritys, olisi tärkeää saada tyhjennyksestä todiste, josta kävisi ilmi tyhjennyspäivä, laitteen sarjanumero ja tyhjentäjä.
– Jos vaikkapa koneelta löytyy kuvia, jotka viittaavat rikokseen, todisteen avulla voidaan sanoa ovatko kuvat aitoja vai onko ne laitettu tallennusmediaan, toteaa tiedonhävitysyritys Blancco Oy:n toimitusjohtaja Sami Tuupanen Joensuusta.