– Pienet virheet laskujen käsittelyssä voivat aiheuttaa suomalaisille yrityksille huomattavia lisäkuluja, ilmenee talousautomaation ja tiedonlouhinnan kehittäjä Qvalian raportista.
Qvalia kävi raporttiaan varten läpi lähes 26 miljoonaa ostolaskua Pohjoismaissa. Tutkimukseen osallistui jokaisesta Pohjoismaasta eri toimialoilta 25 yritystä, joiden liikevaihto on vähintään sata miljoonaa euroa.
Tutkimuksessa kävi ilmi, että 0,53 prosenttia tutkituista laskuista oli käsitelty virheellisesti. Moni laskutusvirhe jää huomaamatta, vaikka tutkimukseen osallistuneet yritykset käyttävät laskujen korjaamiseen aikaa keskimäärin 35 henkilötyöpäivää vuodessa.
Suomalaisyritykset olivat pohjoismaisia verrokkejaan hitaampia laskujen korjaamisessa, sillä Suomessa laskujen korjaamiseen käytettiin keskimäärin 47 henkilötyöpäivää.
Suomalaisia ostolaskuja tutkimuksessa analysoitiin kaikkiaan noin 11,5 miljoonaa kappaletta. Tutkimukseen osallistuneet suomalaisyritykset menettävät keskimäärin 0,29 euroa jokaista käsiteltyä – myös onnistuneesti suoritettua – laskua kohti.
Summa tarkoittaa vuositasolla keskimäärin yli 133[nbsp]000 euroa yritystä kohti, kun kokonaissummaan lasketaan ylimääräisestä työstä aiheutuvat kulut.
Laskujen käsittelyssä tapahtuvat virheet voivat olla käytännössä mitä tahansa: inhimillisiä erehdyksiä sekä ohjelmisto- ja alv-virheitä.
– Laskutusvirheiden seurauksena suomalaisille yrityksille aiheutuu tarpeettomia pääomatappioita, vaikka niiden paikantamiseen ja korjaamiseen käytetään paljon resursseja. Vallitsevan poikkeustilan aikana kyseisen rahasumman sijoittaisi paljon mieluummin yrityksen kilpailukyvyn kehittämiseen, sanoo Qvalian maajohtaja Jussi Torvinen.
Suurin osa laskutusvirheistä havaitaan sisäisten prosessien ansiosta, mutta se vie runsaasti työaikaa. Osaa virheistä ei havaita ollenkaan.
Vinkkejä virheiden vähentämiseksi:
• Siirry pois paperi- ja PDF-laskuista. Ne ovat merkittävä virheiden lähde
• Opasta myös alihankkijoitasi käyttämään sähköisiä laskuja
• Käy läpi yrityksen ohjelmistot sekä prosessit ja poista käsityötä vaativat vaiheet (manuaaliset tehtävät aiheuttavat inhimillisiä virheitä)
• Huolehdi, että yhteistyökumppanien tiedot ovat ajan tasalla.