Valtionhallinnon tavoitteena on jo pitkään ollut sähköiseen arkistointiin siirtyminen. Tietoa ja asiakirjoja tuotetaan ja käsitellään sähköisesti, mutta arkistointia varten ne yleensä edelleen tulostetaan paperimuotoon.
– Sähköisenä syntynyt, mutta paperisena arkistoitu aineisto saatetaan myöhemmin digitoida uudelleen sähköiseen muotoon saatavuuden helpottamiseksi, jolloin sama työ tehdään useaan kertaan. Valtaosa valtionhallinnon asiakirjoista on ollut olemassa sähköisessä muodossa jo neljännesvuosisadan, joten tilannetta voidaan pitää huolestuttavana, toteaa VTV.
Tarkastusvirasto muistuttaa, että paperimuotoinen arkistointi tulee pitkällä tähtäimellä monin verroin sähköistä arkistointia kalliimmaksi.
– Tietopalvelu olisi huomattavasti tehokkaammin järjestettävissä sähköisistä arkistoista kuin paperiarkistoista. Suuri osa arkistolaitoksen työstä kohdistuu tällä hetkellä paperiaineiston säilyttämiseen ja käsittelyyn, VTV toteaa.
– Paperimuotoisena olevaa aineistoa siirtyy arkistolaitokseen keskimäärin 5000 hyllymetriä vuodessa, ja tilanne tulee jatkumaan vielä vuosikymmeniä. Lisäksi jatkuvasti kasvavan paperimuotoisen aineiston vaatimista arkistokelpoisista tiloista aiheutuu valtiolle kustannuksia, tarkastusvirasto jatkaa.
Viraston moittii, että sähköisen arkistoinnin ja asianhallinnan kehitystyöstä puuttuu kokonaisvaltainen ja kokonaistaloudellinen ote.
– Tehottomuuteen ovat osaltaan vaikuttaneet epäselvät ohjausvastuut ja toimijoiden toisistaan eroavat näkemykset. Arkistointia ohjaavien tahojen, eli arkistolaitoksen ja opetus- ja kulttuuriministeriön sekä tietohallintoa ohjaavan valtiovarainministeriön tavoitteet sähköisen arkistoinnin edistämiseksi ovat yleisellä tasolla yhdensuuntaisia, mutta painotukset ja käytetyt keinot eroavat.
Yhteistyötä erilaisissa työryhmissä on VTV:n mukaan tehty, mutta tuloksia on saatu aikaan vähän.
Tarkastusvirasto patistaa viranomaisia kiinnittämään huomiota paperiaineistojen voimakkaasti kasvavaan määrään ja etsimään yhdessä keinoja sähköisen arkistoinnin kasvattamiseksi.