Syksyn tullen moni löytää jälleen itsensä etäpalaverista toisensa perään. Miten etätapaamiset kannattaisi toteuttaa, jotta ne ovat osallistujille hyödyllisiä? Mikä niissä kuormittaa, ja miten rasitusta voisi vähentää?
Entä tiesitkö, että etäpalaverin vetäjä kuormittuu osin eri syistä kuin palaverin osallistuja?
Näihin kysymyksiin on saatu uutta tietoa Jyväskylän ja Oulun yliopistojen yhteishankkeessa, jossa tutkittiin etäpalavereihin osallistujien kokemuksia palaverien kuormittavista ja hyödyllisistä hetkistä ja yhteistyösuhteesta sekä niihin vaikuttavista vuorovaikutuksellisista tekijöistä.
Palaverien kuormittavuutta mitattiin seuraamalla osallistujien sydämen sykettä etätapaamisten aikana.
Kyseessä on Työsuojelurahaston rahoittama ”Työryhmien etäpalaverien kuormittavuuden vähentäminen ja hyödyllisyyden lisääminen fysiologisten mittareiden avulla” -hanke.
Aktiivinen osallistuminen keskusteluun
Tutkimuksessa havaittiin, että etäyhteydellä syntyy hyvää vuorovaikutusta, jonka osallistujat arvioivat hyödylliseksi.
Palaverin onnistumista edistää aktiivinen osallistuminen keskusteluun: osallistujat arvioivat palaverin sitä hyödyllisemmäksi, mitä enemmän he osallistuivat keskusteluun omilla puheenvuoroillaan.
– Psykologinen turvallisuus rakentuu etäyhteydellä hitaammin kuin kasvokkain, sanoo Jyväskylän yliopiston psykologian laitoksen apulaisprofessori Virpi-Liisa Kykyri tiedotteessa.
– Siksi on hyödyllistä, jos tapaamisen alussa voi olla hetki kevyempää jutustelua, kuten kasvokkaisissakin tapaamisissa. Sen avulla rakennetaan yhteyttä muihin.
Kehollinen viestintä rajallista
Videoyhteydellä vuorovaikutuksen onnistumiselle tärkeät kehon viestit muuntuvat tai jäävät kokonaan välittymättä. Itsestä muille syntyvää vaikutelmaa on sen vuoksi vaikeampi arvioida ja hallita etäpalaverissa kuin kasvokkain tavattaessa. Etäpalaverit tuntuvatkin usein kuormittavilta.
Tekniset häiriöt ovat tavallisia ja niiden ratkaiseminen vie aikaa palaverin varsinaisilta asioilta. Häiriöt keskeyttävät keskustelun sujuvan etenemisen ja ovat rasittavia kaikille, mutta erityisesti palaverin vetäjälle, joka on vastuussa palaverin onnistumisesta.
Yhteinen rauhoittumishetki alensi sykettä
Hankkeessa kokeiltiin tapaamisen alun yhteistä, hiljaista rauhoittumishetkeä silmät sulkien. Jo kahdessa minuutissa osallistujien sykkeet laskivat tilastollisesti merkitsevästi.
Kyselyvastausten perusteella monelle tämä rauhoittumishetki oli ollut tärkeä ja hyödyllinen.
– Etenkin, jos työtilanne on kovin kuormittava, tällaisia keinoja voi tutkimuksemme perusteella suositella, Kykyri sanoo.
Vähemmän hyödyllisiksi tapaamiset arvioitiin silloin, kun niihin tultiin valmiiksi kuormittuneina.
Palaverin vetäjillä samanlaista fysiologista muutosta ei kuitenkaan havaittu, mikä johtuu todennäköisesti vetäjän korostuneesta vastuusta tilanteen etenemisestä.
Hankkeessa on kehitetty sykkeen arviointiin myös tietokonenäköön perustuvaa teknologiaa (rPPG) sekä kasvon ilmeiden tunnistusta.
Niiden avulla voidaan saada reaaliaikaista tietoa keskusteluun osallistuvien fysiologisen tilan muutoksista ja sitä kautta stressin ja vireyden vaihtelusta palaverien aikana.
Näiden perusteella voidaan kehittää tulevaisuudessa sovelluksia, jotka auttavat vähentämään etätapaamisten kuormittavuutta ja lisäämään niiden hyödyllisyyttä.