Täyttyvä ja viesteiltään vanhentuva sähköpostilaatikko on monen vitsaus. Helsingin Sanomat kertoo sähköpostikouluttajana toimivan ja aiheesta kirjan tehneen Minna Koiviston ohjeista.
Minna Koiviston ensimmäinen vinkki on siivota postilaatikko.
Vaikka siellä olisi tuhansia läpi käymättömiä viestejä, pääsee niistä lopulta eroon, kun käy yhden kuukauden viestit läpi kerran päivässä. Tämä vie ehkä 10 minuuttia päivästä.
Koivisto kehottaa olemaan lähettämättä sähköpostia, jos asia on kiireellinen. Sähköposti ei ole keskusteluväline. Sitä varten on puhelin.
Kolmantena vinkkinä kehotetaan muotoilemaan viestit oikein – huonosti otsikoitua sähköpostia ei välttämättä edes lueta. Viestin otsikossa voi olla toimenpide-ehdotus ja tiivistelmä, tai vain ”tiedoksi:”.
Muita Minna Koiviston ohjeita ovat:
* Mieti miten ja milloin katsot sähköpostisi
* Reagoi viestiin heti
* Unohda ”uuden viestin euforia” – äänimerkki ei tarkoita pakkoa tarkistaa tullut viesti
* Tuhoa turhat viestit heti
* Sovi kollegoiden kanssa toimintatavoista toisten tavoittelussa