Yleisesti ottaen kunnissa panostetaan tietohallintoihin taloudellisesti huomattavasti vähemmän kuin yksityisellä sektorilla. Tietohallinnon osuus kuntien budjetista on vain 0,7-2,1 prosenttia, kun parhaissa kansainvälisissä yrityksissä kehitykseen panostetaan kymmenen prosenttia liikevaihdosta.
Tiedot käyvät ilmi Sofigaten toteuttamasta Kuntien tietohallinnon kypsyysanalyysista. Tänä vuonna tehdyssä analyysin ensimmäisessä vaiheessa ovat mukana Espoo, Turku, Tampere, Jyväskylä, Joensuu, Lappeenranta, Salo, Raisio, Naantali, Hamina ja Sipoo.
Kunnat laittavat kuitenkin vuosittain miljardiluokan panostukset tietotekniikkaan ja lukuisiin hankkeisiin, joiden hyödyt jäävät pieniksi.
Selvityksen perusteella kuntien tietohallinto on resursoitava tarvittavalla sisäisellä ja ulkoisella osaamisella ja sen valmiuksia on kehitettävä vastaamaan kuntien uusiin haasteisiin.
– Kunta- ja sote-uudistukset tuovat kovia paineita kehittää kokonaisarkkitehtuuriin ja rakennemuutosten hallintaan liittyvää osaamista kunnissa, analyysissa todetaan.
IT on keino kuntien tuottavuuden nostamiseen. Eturivin kunnissa on herätty huomaamaan muutoksen tarve ja tietohallinnon keskeinen merkitys. Kuntien yhteinen benchmarking-tutkimus auttaa tunnistamaan nykytilanteen vertailukelpoisesti muiden kuntien kanssa ja hakemaan yhdessä parhaita käytäntöjä kehittämiseen.
Aloite valtakunnalliseen tietohallinnon kypsyysanalyysiin lähti kunnista itseltään.
– Kuntien tietohallinnon asenteessa alkaa näkyä, että voivottelun aika on ohi. Jos ennen kuntia on yritetty pakottaa toimimaan yhdessä, nyt on heräämässä tahto vapaaehtoiseen yhteistyöhön, kun kaikkien rahat ovat tiukalla, Sofigaten julkisen hallinnon liiketoiminnan vetäjä Mikko Talsi.
Kypsyysanalyysin tarkoitus on tuottaa vertailutietoa kuntien toiminnasta ja tarjota kunnille mahdollisuus oppia sekä jakaa kokemuksia yhdessä nyt ja tulevaisuudessa.
– Vaikka analyysi tuo päivänvaloon erot, se tuo esiin myös onnistumiset, jotka ovat kaikille kunnille mahdollisia. Katseet kannattaa kääntää esimerkiksi Espooseen, Talsi kehottaa.
– Espoo muuttaa parhaillaan ICT-toimintamalliaan ja siirtyy keskitettyyn tietohallintoon. Olemme onnistuneet järjestämään ICT-toimintamme uudelleen hyödyntäen yt-menettelyä sen positiivisessa merkityksessä sekä avointa viestintää muutoshankkeen läpiviennissä ja henkilöstön sitouttamisessa – irtisanomatta ketään, kertoo Espoon tietotekniikkapalvelujen johtaja Jukka Pitkänen.
Kuntien tietohallinnon kypsyysanalyysi perustuu Tietohallintomalliin, josta Valtionvarainministeriö on syksyllä 2013 julkistanut yhdessä ICT Standard Forumin kanssa julkiselle hallinnolle soveltamisohjeen. Tietohallintomalli on ICT Standard Forumin kaikkien vapaasti käytettävissä oleva maksuton Tietohallintojohtamisen standardi.
Kypsyysanalyysin tulokset:
• Kunnissa tietohallintoihin panostetaan taloudellisesti huomattavasti vähemmän kuin yksityisellä sektorilla. Tietohallinnon osuus kuntien budjetista on vain 0,7-2,1 prosenttia, kun parhaissa kansainvälisissä yrityksissä kehitykseen panostetaan 10 prosenttia liikevaihdosta
• Kokonaisarkkitehtuurin ja rakennemuutosten hallinta on kunnissa heikolla tasolla. Tämä luo riskejä esimerkiksi päällekäisistä tietojärjestelmistä ja vaikeista toteutusprojekteista, jos tietojärjestelmien ja niiden keskinäisten suhteiden kokonaiskuvaa ei ole ymmärretty.
• Tietohallinnon tulisi olla luonnollinen osa toimialojen arkea, jotta hyvät palvelut voidaan tuottaa mahdollisimman tehokkaasti kuntalaisille. Toimialat toivovat tietohallinnoilta muun muassa selkeämpää ja arkikielistä viestintää, jonka avulla keskusteluyhteyttä voitaisiin vahvistaa, ja sen myötä tietohallintoa tuoda enemmän osaksi toimialojen arkea.
• Projekteissa hyödyt eivät toteudu. Projektien toteutus koettiin olevan paremmalla tasolla kuin niiden suunnittelu tai päättäminen. Tämä johtuu usein siitä, että kyseiseltä projektilta odotettavia hyötyjä ei ole määritelty tarpeeksi tarkasti projektin suunnitteluvaiheessa.