Ohjelmistoyhtiö M-Filesin teettämän tutkimuksen mukaan lähes yhdeksän kymmenestä on joutunut luomaan tiedoston kokonaan uudelleen, kun sitä ei ole löytynyt yrityksen tietojärjestelmistä.
Suomalaisissa organisaatioissa jopa 30 prosenttia työntekijän työajasta voi kulua turhaan ja turhauttavaan työhön. Aikaa tuhlaantuu tuntitolkulla tiedostojen kaiveluun verkkolevyiltä tai jo olemassa olevien tiedostojen uudelleen luomiseen.
M-Filesin tutkimuksen mukaan jopa 93 prosenttia suomalaistyöntekijöistä kokee tiedostojen ja dokumenttien viimeisimpien versioiden löytämisen vaikeaksi.
– Yrityksissä ollaan tekemisissä yhä valtavampien tietomäärien kanssa – organisaatioiden käsittelemän datan määrä tuplaantuu lähes vuosittain. Tietomäärä tuo mukanaan myös ongelmia, jotka ovat tuttuja varmasti jokaiselle toimistotyötä tekevälle. Tietoa ei löydy, virallisia tietojärjestelmiä ei käytetä ja työn tehokkuus romahtaa, luettelee M-Filesin toimitusjohtaja Miika Mäkitalo.
Suomalaiset työntekijät kokevat muita useammin tiedon löytämisen haastavaksi. Tutkimuksen suomalaisvastaajista 13 prosenttia kokee tiedon etsimisen haastavaksi ja aikaa vieväksi lähes aina, kun taas muissa maissa vastaava luku liikkuu kolmen ja seitsemän prosentin välillä.
Suomalaisista tietotyöntekijöistä myös melkein jokainen (88 %) on joutunut luomaan tiedoston kokonaan uudelleen, koska sitä ei ole löytynyt yrityksen tai organisaation tietojärjestelmistä.
Tutkimuksen tulokset kertovat karua kieltään siitä, että työntekijät voivat kokea työnsä esteeksi sen, että tarvittavaa tietoa ei löydy.
– On selvitetty, että keskimäärin jopa yli puolet organisaatioiden tiedoista on tallennettuna jonnekin muualle kuin virallisiin järjestelmiin, jolloin muilla kuin tallentajalla itsellään ei ole tietoihin edes pääsyä. Jos työntekijät joutuvat säännöllisesti käyttämään aikaa turhaan tiedostojen etsiskelyyn ja uudelleen luomiseen, on organisaatiolla ryhtiliikkeen paikka, sanoo Mäkitalo.
Yleisimmin haasteita tietotyötä tekeville aiheuttavat väärin nimetyt tai merkityt tiedostot sekä väärään kansioon tai järjestelmään tallennettu tieto.
Tutkimukseen vastanneet tunnistivatkin keskimäärin neljä eri järjestelmää, joita heidän organisaatiossaan käytetään tiedon säilyttämiseen ja hallintaan. Mäkitalon mielestä se on paljon.
– Tiedon sirpaloituminen moneen eri järjestelmään tekee tarvittavan tiedon löytämisestä hidasta ja vaivalloista. Toimistotyöntekijä voi käyttää yli kaksi tuntia päivässä ajan tasalla olevien tietojen etsimiseen tai tarvittavien tietojen uudelleen tuottamiseen. Siinä ajassa ehtisi jo tehdä paljon tuottavaa ja mielekästä työtä.
M-Filesin teettämään tutkimukseen vastasi yhteensä 1[nbsp]500 toimistotyöntekijää Suomesta, Ruotsista, Britanniasta, Saksasta, Sveitsistä, Itävallasta, Ranskasta, Australiasta ja Uudesta-Seelannista sekä Yhdysvalloista. Tutkimuksessa haastateltiin sata suomalaista.