Googlen hallituksen puheenjohtaja Eric Schmidt antaa uudessa kirjassaan How Google Works yhdeksän vinkkiä sähköpostin käyttöön.
Yksi niistä on selvä ykkönen: vastaa nopeasti.
Schmidtin mukaan ”useimmat parhaista – ja kiireisimmistä – tuntemistamme ihmisistä vastaavat nopeasti sähköpostiin, ei vain meille tai joillekin valituille lähettäjille, vaan kaikille”. Lyhytkin vastausviesti riittää luomaan hyvää tapakulttuuria.
”Reagointi luo myönteisen kommunikaation kehän, jossa tiimisi ja kollegasi todennäköisemmin ottavat sinut mukaan tärkeisiin keskusteluihin ja päätöksiin. Reagointi kaikille vahvistaa tasa-arvoista ja ansioperusteista kulttuuria”, Schmidt perustelee.
Venture Beatin mukaan menestyneillä ihmisillä todella on tapana usein vastata sähköpostiin USA:ssa nopeasti – jos ei tunnissa niin vuorokauden sisällä.
Julkaisu kertoo professori Judy Olsonin tutkimusten osoittavan, että kun ihmiset eivät näe kasvoja tai kuule äänensävyä, vastaanottaja arvelee pahinta. Niinpä reagointi sähköpostiin on lähes ainoa mahdollinen signaali toisesta välittämisestä ja se auttaa luottamuksen luomisessa. Vastaamatta jättämisestä puolestaan välittyy: en pidä sinusta.
Muut Googlen Eric Schmidtin sähköpostivinkit ovat Venture Beatin lyhentäminä:
1. Kirjoita lyhyitä, ei-pulppuavia viestejä. ”Joka sanalla on tarkoitus”.
2. Pidä sähköpostin inbox puhtaana.
3. Reagoi viimeksi tulleisiin sähköposteihin ensimmäisinä.
4. Ota keskusteluun mukaan muita hyödyllisiä ihmisiä.
5. Käytä harkiten BCC-oheistustoimintaa.
6. Älä huuda.
7. Kun pyydät vastaanottajalta jotain, taggaa se viestiin.
8. Tee sähköpostista etsintäkelpoista: forwardaa itsellesi mailit lisättynä muutamilla avainsanoilla.